Règlement intérieur
À l'usage des adhérents et de l'association
préambule.
Le présent Règlement Intérieur, détermine et complète les modalités d’application des Statuts et précise les conditions de fonctionnement du Service de Prévention et de Santé au Travail du BTP, ci-après dénommé SANTE BTP 34.
Membres de l'association
article 1.
Entreprises visées
Tout employeur dont l’entreprise ou l’établissement remplit les conditions fixées par les Statuts, notamment en regard de sa situation géographique et de l’activité professionnelle exercée, doit adhérer à SANTÉ BTP 34 en vue de l’application à son personnel salarié de l’ensemble des textes relatifs à la prévention et la santé au travail.
Toute demande d’adhésion doit être formulée par l’entreprise via l’espace adhérent du portail internet dédié de SANTÉ BTP 34 en précisant les renseignements nécessaires pour apprécier l’admissibilité au regard de ses compétences : lieu géographique de l’entreprise ou de l’établissement, code d’activité NAF, et pièces annexes suivantes : KBis ou Immatriculation à la Chambre des Métiers.
Le dossier d’adhésion en ligne comprend : un bulletin d’adhésion prévoit un tableau de déclaration obligatoire des effectifs salariés (Art. D 4622-22 du Code du Trav.), l’employeur devant préciser les risques professionnels auxquels sont exposés ses salariés.
Les Statuts, le présent Règlement Intérieur, la grille des prestations et les cotisations sont également consultables sur le site internet du Service.
Lorsque SANTÉ BTP 34 réceptionne le dossier complet d’adhésion dématérialisé, le Service après traitement de la demande valide l’adhésion et génère une facture pro-forma et un contrat d’adhésion définitif dématérialisé que l’adhérent doit signer et retourner avec le paiement correspondant.
Le Service notifiera à l’entreprise son admission, les éléments nécessaires pour le suivi médical et les actions de prévention en milieu de travail proposées par S BTP 34 accessibles via le portail internet.
Le Président ou, sur délégation de ce dernier, le Directeur, peut être amené à notifier un refus d’adhésion à l’Association en application des critères en vigueur.
article 2.
Obligations de chaque adhérent.
En adhérent, l’employeur s’engage à respecter les obligations qui résultent des Statuts et du Règlement Intérieur, conformément aux prescriptions législatives et réglementaires.
Il est rappelé que toute entreprise doit se conformer aux textes légaux et réglementaires régissant la prévention et la santé au travail.
Ainsi, en application du Décret du 25 avril 2023, SANTÉ BTP 34 répond notamment à l’obligation d’élaborer une fiche d’entreprise dans l’année qui suit l’adhésion de toute entreprise, en mettant en place une action spécifique qui devient une phase obligatoire pour les entreprises adhérentes afin de bénéficier de l’ensemble de l’offre socle des prestations.
L’adhésion emporte également acceptation des priorités arrêtées par le Projet de Service approuvé par le Conseil d’Administration.
L’employeur s’engage à participer aux enquêtes et études nécessaires à la réalisation de la mission de SANTÉ BTP 34 : veille sanitaire, traçabilité des expositions professionnelles …
L’employeur s’engage à faciliter l’accès aux lieux des membres de l’équipe pluridisciplinaire.
Le chef d’entreprise est tenu, conformément à la réglementation en vigueur, d’établir la liste des salariés, les postes occupés, la catégorie de surveillance médicale et les risques professionnels auxquels ils sont exposés. Le médecin du travail référent peut le conseiller.
Cette liste complète est à mettre à jour sur le site de SANTÉ BTP 34 une fois par an et doit être tenue à jour en précisant les entrées et sorties du personnel, ainsi que tout changement d’affectation et modification.
Participation aux frais d'organisation et de fonctionnement
article 3.
Financement
Tout adhérent est tenu de participer, sous forme de cotisation, aux frais d’organisation et de fonctionnement de SANTÉ BTP 34. Lors de l’adhésion, tout adhérent est tenu de payer un droit fixe d’entrée. Chaque année, tout adhérent est tenu de payer une cotisation qui est déterminée comme suit :
Pour les salariés en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée et les salariés déplacés
La cotisation annuelle est calculée au per capita, assise sur le plafond sécurité sociale.
À titre indicatif, le montant retenu pour l’année 2025 est de : 130,00 HT (inchangé depuis 2020).
La cotisation est due pour tout salarié inscrit dans l’effectif de l’entreprise adhérente, même si le salarié n’a occupé son poste que pendant une partie de l’année.
Pour les apprentis et les salariés sous contrat en alternance
La cotisation annuelle est calculée au per capita, assise sur le plafond sécurité sociale,
Le montant est réduit et forfaitaire.
À titre indicatif, le montant retenu pour l’année 2025 est de : 65 € HT.
Pour les salariés intérimaires
Le montant exigible est fixé pour chaque visite médicale du salarié, travaillant dans une entreprise du bâtiment, travaux publics et toutes activités annexes en amont et en aval ; les absences aux rendez-vous sont facturées.
À titre indicatif, le montant retenu au 1er mai 2025 est de : 105,00 € HT.
La cotisation couvre l’ensemble du suivi de l’état de santé des salariés de l’entreprise, les examens médicaux complémentaires et les actions en milieu de travail entrant dans le cadre des missions et de l’offre socle de SANTÉ BTP 34.
Le montant de la cotisation annuelle est déterminé en fonction de la déclaration des effectifs saisie sur l’espace adhérent dans les délais précisés par le Service.
En l’absence de déclaration des effectifs à la date fixée, le Service calculera la cotisation annuelle sur la base des effectifs connus (année N-1).
Quels que soient les salariés concernés, il est possible d’établir une convention particulière ou une facturation séparée, pour certains examens complémentaires (examens complémentaires amiante), mesures à des fins d’analyses ou interventions spécifiques de l’équipe pluridisciplinaire.
Pour les travailleurs indépendants
En application de l’Art. D 4622-27-1 C. trav. bénéficie d’une offre spécifique (Voir le site internet pour sa présentation).
L’affiliation à l’offre spécifique de services de Santé BTP 34 proposée au travailleur indépendant est d’une durée minimale d’un an à compter de l’affiliation ; le renouvellement de cette affiliation ne peut se faire de manière tacite.
À titre indicatif, le montant de la cotisation pour l’année 2025 est fixée à : 65 € HT.
Précisions sur l’organisation des visites médicales pour tout salarié
- En cas d’absences non signalées 48 heures avant à une visite médicale (sauf cas de force majeure), l’absence sera facturée, à titre indicatif au 1er mai 2025, au montant de : 40 € HT car l’absentéisme nuit au bon fonctionnement du Service et accroit les délais de prise en charge des demandes de visite médicale.
- En cas de besoin d’un interprète lors des visites médicales, la charge en revient à l’employeur car, de façon générale, l’interprétariat en santé permet de diminuer les malentendus et incompréhensions liés à la langue, de mieux prendre en compte les représentations culturelles et d’éviter des ruptures de secret professionnel qui surviennent avec des accompagnants non professionnels, exception faite de la tolérance avec un membre de la famille selon l’appréciation préalable du Médecin du Travail.
article 4.
Montant des cotisations
L’évolution du montant de la cotisation, hormis celle liée au plafond sécurité sociale, est proposée par le Conseil d’Administration, conformément aux Statuts et la réglementation en vigueur.
Ces éléments figurent dans le bulletin d’adhésion et sur le site internet de SANTÉ BTP 34 ; les cotisations sont soumises à TVA au taux légal en vigueur.
article 5.
Contrôle
L’entreprise adhérente ne peut s’opposer au contrôle, par SANTÉ BTP 34 de l’exactitude des déclarations, sur la base desquelles le montant de la cotisation a été calculé, notamment par la présentation des états fournis à la Caisse des Congés du BTP ou à l’URSSAF.
article 6.
Recouvrement
En cas de non règlement de la cotisation à l’expiration du délai précisé dans l’appel de cotisation, le Service Adhésion de SANTÉ BTP 34, relance de façon amiable l’adhérent.
L’ensemble des prestations est suspendu si la procédure de recouvrement amiable est restée infructueuse.
Le Service Adhésion de SANTÉ BTP 34 met alors l’adhérent en demeure de régulariser sa situation dans un délai de HUIT jours par lettre recommandée avec accusé de réception et l’adhérent menacé d’exclusion pourra fournir toutes explications liées au retard de paiement.
Les décisions de suspension sont prises par le Service « Adhésions » dans l’attente de la régularisation des cotisations dues.
Les décisions de radiation sont prises par le Service « Adhésions » et confirmées ou réformées lors d’une réunion du Conseil d’administration.
Perte de la qualité d'adhérent
article 7.
Démission
La démission doit être signifiée par lettre recommandée avec avis de réception adressée au Président de l’Association en respectant un préavis minimum de trois mois avant la fin de l’exercice social, sauf dans les cas de cessation.
La démission prend effet au 31 décembre de l’année en cours ; l’adhérent démissionnaire est tenu de se conformer aux obligations résultant des Statuts et règlements de l’Association et notamment de payer ses cotisations en cours.
article 8.
Exclusion • Radiation
La radiation ou l’exclusion peut être prononcée par le Conseil d’Administration contre l’entreprise :
1 • Si la cotisation n’est pas acquittée à l’expiration de toutes les voies de recours (précisées à l’Article 6) mises en place par SANTÉ BTP 34, le Conseil d’Administration peut prononcer à l’encontre du débiteur la radiation.
L’entreprise aura été mise préalablement en demeure par lettre recommandée avec avis de réception.
Toute radiation est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception indiquant la date effective de la radiation et le motif. Cette mesure ne fait pas obstacle au recouvrement par toute voie de droit des sommes dues à SANTÉ BTP 34.
La DREETS pourra être informée de toutes les radiations prononcées. L’entreprise ne pourra être réintégrée qu’après paiement de l’arriéré, du droit d’entrée et tous frais dus à SANTÉ BTP 34.
2 • Pour non-respect de ses obligations, et notamment :
– refus de transmission à SANTÉ BTP 34 des informations nécessaires à l’exécution des obligations relatives à la santé au travail.
– opposition à la surveillance de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise par l’équipe pluridisciplinaire telle qu’elle est définie dans la réglementation en vigueur.
– obstacle au contrôle des éléments de calcul des cotisations.
3 • Par cessation d’activité ou perte de la qualité d’employeur ou en cas de changement d’activité, hors du champ des compétences attribuées à SANTÉ BTP 34.
Prestations fournies par Santé BTP 34
article 9.
Obligations de Santé BTP 34
Le Service de Prévention et de Santé au Travail BTP fournit à ses entreprises adhérentes et à leurs salariés un ensemble socle de prestations qui doit couvrir l’intégralité des missions prévues à l’article L 4622-2 en matière de prévention des risques professionnels, de suivi individuel des salariés et de prévention de la désinsertion professionnelle.
Selon l’article L.4622-2 du Code du travail : « Les services de prévention et de santé au travail ont pour mission principale d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail. Ils contribuent à la réalisation d’objectifs de santé publique afin de préserver, au cours de la vie professionnelle, un état de santé du travailleur compatible avec son maintien en emploi. À cette fin, ils :
1 • Conduisent les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel ;
1 bis • Apportent leur aide à l’entreprise, de manière pluridisciplinaire, pour l’évaluation et la prévention des risques professionnels ;
2 • Conseillent les employeurs, les travailleurs et leurs représentants sur les dispositions et mesures nécessaires afin d’éviter ou de diminuer les risques professionnels, d’améliorer la qualité de vie et des conditions de travail, en tenant compte le cas échéant de l’impact du télétravail sur la santé et l’organisation du travail, de prévenir la consommation d’alcool et de drogue sur le lieu de travail, de prévenir le harcèlement sexuel ou moral, de prévenir ou de réduire les effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 C. Trav. et la désinsertion professionnelle et de contribuer au maintien dans l’emploi des travailleurs ;
2 bis • Accompagnent l’employeur, les travailleurs et leurs représentants dans l’analyse de l’impact sur les conditions de santé et de sécurité des travailleurs de changements organisationnels importants dans l’entreprise ;
3 • Assurent la surveillance de l’état de santé des travailleurs en fonction des risques concernant leur santé au travail et leur sécurité et celle des tiers, des effets de l’exposition aux facteurs de risques professionnels mentionnés à l’article L. 4161-1 C. Trav. et de leur âge ;
4 • Participent au suivi et contribuent à la traçabilité des expositions professionnelles et à la veille
sanitaire ;
5 • Participent à des actions de promotion de la santé sur le lieu de travail, dont des campagnes de vaccination et de dépistage, des actions de sensibilisation aux bénéfices de la pratique sportive et des actions d’information et de sensibilisation aux situations de handicap au travail, dans le cadre de la stratégie nationale de santé prévue à l’article L. 1411-1-1 du code de la santé publique.
Dans le respect des missions générales prévues au même article L. 4622-2 C. Trav., il peut également leur proposer une offre de services complémentaires qu’il détermine.
Le SPSTI propose une offre spécifique de services en matière de prévention des risques professionnels, de suivi individuel et de prévention de la désinsertion professionnelle destinées aux travailleurs indépendants relevant du livre VI du code de la sécurité sociale.
Le Service de Prévention et de Santé au Travail interentreprises communique à ses adhérents ainsi qu’au comité régional de prévention et de santé au travail et rend publics :
1 • Son offre de services relevant de l’ensemble socle mentionné à l’article L. 4622-9-1 C. Trav.;
2 • Son offre spécifique aux travailleurs indépendants;
3 • Son offre de services complémentaires ;
4 • Le montant des cotisations, la grille tarifaire et leur évolution ;
5 • L’ensemble des documents dont la liste est fixée par décret.
Les conditions de transmission et de publicité de ces documents sont précisées par décret.
article 10.
Pluridisciplinarité et développement de la prévention
Les actions en milieu de travail sont menées par l’équipe pluridisciplinaire de Santé au Travail, sous la conduite des médecins du travail et dans le cadre des objectifs fixés par le projet de service pluriannuel.
Les Médecins du Travail déterminent le type et le contenu des actions en milieu de travail à mener dans l’entreprise par l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail (IPRP, ASST, Infirmière, etc…) en fonction des risques et des besoins de l’entreprise.
SANTÉ BTP 34 pourra également faire appel à des compétences externes.
L’objectif est notamment d’éviter ou de réduire les risques professionnels et d’améliorer les conditions de travail. Ces actions se traduisent par :
- La visite des lieux de travail et l’élaboration ou la mise à jour de fiches d’entreprises : lors de cette réalisation, le préventeur (IPRP, ASST notamment) sensibilise et conseille l’employeur sur la nécessité d’évaluer les risques professionnels (DUERP).
Les préventeurs de SANTE BTP 34 interviennent à titre d’accompagnement et de conseil : ils n’ont pas vocation à se substituer à l’employeur ou à l’obliger à utiliser une méthode d’analyse, de gestion des risques déterminée.
Ils ne peuvent lui imposer des outils numériques notamment en matière de gestion du risque chimique ou de production des DUERP. Le choix de ces outils est laissé à la seule appréciation de l’employeur.
- Les interventions en prévention des risques professionnels : les compétences techniques et organisationnelles de l’équipe pluridisciplinaire apportent aux entreprises des conseils en ergonomie, toxicologie, psychologie du travail, hygiène et sécurité.
L’équipe intervient pour l’aide à l’analyse des risques au cours :
- Étude de poste,
- Identification et analyse des risques professionnels,
- Participation aux réunions du CHSCT,
- Réalisation de mesures métrologiques,
- Animation de campagnes d’information et de sensibilisation,
L’équipe pluridisciplinaire dispose de moyens matériels pour les études sur le terrain :
- Ambiance sonore : sonomètres, dosimètres,
- Ambiance lumineuse : luxmètres,
- Ambiance thermique : thermo-hygromètres,
- Agents chimiques dangereux : pompes individuelles de prélèvement,
- L’éducation pour la santé, la sensibilisation des salariés : selon les situations de travail et après prescription du Médecin du Travail, des sensibilisations auprès des salariés sont réalisées par l’infirmière en Santé Travail sur divers thèmes : hygiène de vie, les addictions, TMS, etc. …
- Participation au CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail) des entreprises : le Médecin du Travail est membre de droit du CHSCT des entreprises et siège avec une voix consultative. Il peut être assisté par un membre de l’équipe pluridisciplinaire.
Tous les intervenants de SANTÉ BTP 34 sont soumis au secret professionnel.
article 11.
La surveillance de l’état de santé des salariés.
La surveillance de l’état de santé des salariés est assurée par les médecins du travail, dans le cadre des visites médicales et par les infirmières en santé travail dans le cadre des Entretiens Santé Travail Infirmier qui s’inscrivent dans une stratégie de suivi de la santé et de recueil d’informations ayant pour finalité de permettre au Médecin du Travail de remplir sa mission de surveillance de l’état de santé des salariés.
Cette approche coordonnée rend plus efficace une veille sanitaire de prévention santé travail et renforce l’efficience de la prévention primaire.
L’infirmier a des missions propres, définies par le Code de la santé publique, et des missions confiées par le médecin du travail, sous sa responsabilité et dans le cadre de protocoles écrits.
SANTÉ BTP 34 assure les examens auxquels les employeurs sont tenus en application de la réglementation de la santé au travail en vigueur.
Le médecin du travail peut prescrire des examens complémentaires nécessaires à :
• La détermination de l’aptitude au poste de travail,
• Au dépistage des maladies à caractère professionnel,
• Au dépistage des maladies dangereuses pour l’entourage.
Les examens complémentaires sont réalisés :
• En grande partie dans notre Service avec la participation de l’infirmière et/ou des assistantes médicales. Il s’agit essentiellement d’audiogrammes, d’examens de vision et d’examens urinaires, ou encore d’explorations fonctionnelles respiratoires (EFR),
• Ou par des prestataires extérieurs (radiographies, examens sanguins, imagerie médicale, examens biologiques etc. …).
Leur prise en charge financière est assurée par Santé BTP 34 à l’exception des examens liés au risque amiante qui peuvent faire l’objet d’une prise en charge partielle restant à charge de l’employeur.
article 12.
Fiche d’Entreprise
L’équipe pluridisciplinaire de santé au travail établit, sous le contrôle du médecin du travail, la fiche d’entreprise sur laquelle sont consignés notamment les risques professionnels et les effectifs de salariés exposés à ces risques.
Cette fiche est tenue à la disposition de l’inspecteur du travail et du médecin inspecteur régional du travail par l’entreprise et conservée également par le médecin du travail.
Convocation dans le cadre de surveillance de l'état de santé des salariés
article 13.
Déclaration des effectifs
Il incombe à l’employeur de compléter avec précision, dans les délais prévus, les renseignements demandés par Santé BTP 34 portant sur le nombre et la catégorie des salariés à surveiller et les risques professionnels auxquels ils sont exposés.
Afin d’aménager au mieux l’organisation et la préparation des convocations, la liste des salariés doit être tenue à jour en signalant au Service les entrées et sorties du personnel, ainsi que tous changements d’affectation et modification.
article 14.
Convocations
Les convocations établies par Santé BTP 34 sont adressées avant la date fixée pour l’examen médical, à l’employeur qui prévient les intéressés.
En cas d’empêchement ou de refus du salarié de se présenter à la visite médicale, l’entreprise doit aviser le Service dès réception de la convocation et au moins quarante-huit heures avant la date du rendez-vous.
Il appartient à l’employeur de rappeler à son personnel le caractère obligatoire des examens médicaux.
En cas d’absence à une convocation, le chef d’entreprise engage sa responsabilité liée à la santé au travail de ses salariés ; la responsabilité de Santé BTP 34 ne saurait être recherchée à cet égard.
Fonctionnement de l'association
Règlement.
Le présent Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration de SANTÉ BTP 34 qui pourra également le modifier.
Il complète les Statuts qui fixent notamment les règles de fonctionnement (composition, prérogatives, etc…) de Santé BTP 34 et le rôle dévolu aux instances dirigeantes et de surveillance, à savoir :
• Le Conseil d’administration,
• La Commission de contrôle,
Le Règlement Intérieur précise divers points non prévus par les Statuts.
article 15.
Le Projet Pluriannuel de Service
Le Service de prévention et de santé au travail interentreprises élabore au sein de la Commission Médico-Technique (CMT) un projet de service pluriannuel qui définit les priorités d’action du service et qui s’inscrit dans le cadre du contrat d’objectifs et de moyens prévu à l’article L 4622-10 C. Trav.
Le projet est soumis à l’approbation du Conseil d’Administration et fait l’objet d’une communication auprès des adhérents via le site internet de SANTÉ BTP 34. Les priorités et les objectifs qu’il contient oriente l’utilisation des moyens de l’association.
Ce document donne aux acteurs du service de santé au travail, à ses adhérents, à ses administrateurs, à ses partenaires et à ses organismes de tutelle, une vision concrète des objectifs que vise le Service dans le cadre de ses missions, et des actions qu’il projette de mettre en œuvre pour y parvenir.
Le projet de service s’appuie sur un diagnostic réalisé à partir de l’analyse des spécificités du territoire et des adhérents, des caractéristiques du service et des moyens dont il dispose, mais aussi des priorités définies dans les plans de prévention régionaux. Tout en s’appuyant sur les actions existantes, ce diagnostic permet de définir les axes de travail prioritaires qui seront développés pendant les cinq prochaines années par SANTÉ BTP 34.
article 16.
Le Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM)
Le Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM) de SANTÉ BTP 34 est destiné à mettre en œuvre les priorités d’actions du Service de Prévention et Santé au Travail en cohérence avec certains objectifs nationaux du Plan Santé Travail (PST) déclinés en Région dans le cadre du Plan Régional de Santé au Travail et avec ceux de la Convention d’Objectifs et de Gestion de la Branche Accidents du Travail et des Maladies Professionnelles (COG AT-MP) déclinés en Région.
L’association informe les adhérents de la conclusion de ce contrat et de ses objectifs.
article 17.
L’agrément
SANTÉ BTP 34 fait l’objet d’un agrément par l’autorité administrative, pour une période maximale de cinq ans visant à s’assurer de sa conformité aux dispositions qui lui sont applicables. Cet agrément tient compte, le cas échéant, des résultats de la procédure de certification mentionnée à l’article L 4622-9-3 C. Trav.
L’information concernant l’agrément ainsi que toute modification ou retrait, est communiquée aux adhérents via le site internet de SANTÉ BTP 34.
article 18.
La certification
Chaque service de prévention et de santé au travail interentreprises fait l’objet d’une procédure de certification dans les conditions fixées par l’article L 4622-9-3 C. Trav.
Annexe
SUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Avertissement
L’ensemble des textes régissant la protection des données personnelles étant soumis à une évolution régulière, la présente annexe sera mise à jour au fur et à mesure de la publication des nouvelles dispositions légales et règlementaires.
Définitions
« Données à caractère sensible » désigne toutes données portant sur les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’orientation ou la vie sexuelle, ou des données de santé, biométriques ou génétiques.
« Lois relatives à la Protection des Données » désigne le RGPD et les lois locales applicables en matière de protection des données du pays du Contrôleur des Données, en ce inclus toute nouvelle promulgation ou modification du RGPD et des lois précitées et tous règlements ou ordonnances adoptés en vertu de ce qui précède.
« RGPD » désigne le Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679) tel que modifié ou complété selon les besoins.
« Traitement » désigne toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés, appliqué(es) à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la
consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction. Ce traitement peut être automatisé en tout ou en partie, ou non automatisé, concernant des données à caractère personnel contenues ou appelées à figurer dans un fichier. Un fichier désigne tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique.
Obligations respectives du service de prévention santé au travail (santé btp 34) et de ses adhérents.
1. Santé au Travail et obligation des employeurs
D’une part, les missions et responsabilités des Services de Prévention et Santé au Travail sont définies par plusieurs textes de lois et notamment la Loi n°2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail et ses décrets d’application de 2022.
L’objectif de cette réforme santé est de renforcer la prévention en entreprise, de prévenir la désinsertion professionnelle et d’améliorer le suivi individuel et médical des salariés.
D’autre part, l’adhésion à un service de prévention, santé au travail est une obligation faite à tout employeur dès l’embauche du premier salarié quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail. (Articles L.4622-1 et L.4622-6, du Code du travail).
2. Relations entre SANTÉ BTP 34 et ses entreprises adhérentes
Les relations entre un employeur adhérant à un Service de Prévention et Santé au Travail sont régies par les textes règlementaires (lois, code du travail, code de la Santé publique, …) et par les dispositions des statuts et règlement intérieur du Service de Prévention et Santé au Travail (Article D.4622-22 du Code du travail).
En particulier, l’adhérent a obligation de :
- Demander les visites médicales pour ses salariés dans les délais et en garder la preuve. • Informer le médecin du travail des arrêts pour accident du travail de moins de 30 jours. • S’assurer du suivi des avis d’aptitude, de la réalisation des visites médicales et des entretiens infirmiers.
- Envoyer une déclaration préalable précisant le nombre et la catégorie des salariés à suivre et les risques professionnels auxquels ils sont exposés.
- Transmettre chaque année une déclaration des effectifs en distinguant notamment les salariés à Risques Particuliers.
- Inviter au Comité social et économique le médecin du travail pour les questions relevant de sa compétence.
- Transmettre les fiches de poste au médecin du travail afin que les avis d’aptitude soient circonstanciés.
- Transmettre les trois emplois concernés et les fiches de postes au médecin du travail pour les intérimaires et les salariés des associations intermédiaires.
- Transmettre les fiches de données de sécurité des produits chimiques utilisés à l’équipe santé travail (EST).
- Communiquer les éléments de compréhension du fonctionnement de l’entreprise et de ses risques professionnels.
3. Modalités d’échanges entre SANTÉ BTP 34 et ses adhérents
Afin d’assurer leurs obligations respectives, SANTÉ BTP 34 et ses adhérents doivent échanger des données personnelles, qui permettront au SERVICE de PREVENTION et SANTÉ AU TRAVAIL d’organiser le suivi individuel de l’état de santé de chaque salarié des adhérents, mais également d’assurer le suivi administratif de chaque adhérent. Ces données sont échangées par tous moyens disponibles : électronique, papier ou communication orale.
Il est précisé qu’il n’existe aucun échange entre SANTÉ BTP 34 et ses adhérents portant sur des données personnelles à caractère sensible.
Le présent document a pour objectif de préciser les engagements de SANTÉ BTP 34 dans le recueil, le traitement, la protection et la conservation de ces données personnelles afin d’assurer le respect de l’ensemble des dispositions légales et règlementaires relatives à la protection des données.
4. Consentement et Droit d’information des salariés de l’adhérent
Il est précisé que l’adhérent, préalablement à tout transfert de données personnelles concernant ses salariés, a fait son affaire des obligations d’information des salariés concernés et s’est conformé à toute obligation de notification et/ou d’enregistrement précisée par les Lois relatives à la Protection des Données.
Traitement des données
1. Données collectées à des fins de gestion de la relation avec l’entreprise
Dans le cadre des services rendus à ses entreprises adhérentes, SANTÉ BTP 34 collecte des données à caractère personnel des salariés de celles-ci, (contrat d’adhésion, déclaration d’effectifs…), qui font l’objet de traitements automatisés à des fins de gestion administrative de la relation avec l’entreprise (facturation, assistance, gestion commerciale, téléphonie, amélioration de la qualité, de la sécurité et de la performance des services, recouvrement, etc.).
Les données concernées sont essentiellement les noms, prénoms, numéros de téléphone, adresse mail des dirigeants et salariés de l’entreprise en charge de la relation avec SANTÉ BTP 34.
2. Données collectées à des fins de gestion du suivi individuel de l’état de santé des salariés.
Afin de respecter ses obligations de suivi individuel de l’état de santé des salariés de ses entreprises adhérentes, SANTÉ BTP 34 collecte les données à caractère personnel auprès de l’entreprise. Ces données, recueillies au moment de l’adhésion de l’entreprise, lors de l’embauche de nouveaux collaborateurs et mis à jour régulièrement, concernent exclusivement l’identification des salariés (nom, prénom, sexe, INS, date de naissance, …).
Ces données font l’objet de traitements qui ont pour objectif unique la gestion administrative de la relation entre SANTÉ BTP 34 et la salarié concerné (organisation des visites médicales et entretiens de suivi).
3. Secret professionnel et confidentialité des données
D’une part, l’ensemble du personnel de SANTÉ BTP 34 est soumis au secret professionnel (par l’article 226-13 du code pénal, l’article 1110-4 du Code de Santé publique, et le code de déontologie médicale).
D’autre part, la relation contractuelle entre SANTE BTP 34, son éditeur de progiciel et son Hébergeur de données, étend à ceux-ci les obligations de secret professionnel.
Dans ces conditions, SANTÉ BTP 34 s’engage à ne pas utiliser les données ainsi collectées à d’autres fins que celles susmentionnées dans les deux paragraphes ci-dessus et à n’en faire communication a aucun tiers, et à faire respecter ces dispositions par ses salariés et ceux de ses sous-traitants ou fournisseurs intervenant dans la gestion des données personnelles concernées.
Une exception à cet engagement est possible : la fourniture de données aux autorités judiciaires et / ou administratives, notamment dans le cadre de réquisitions.
Dans ce cas, et sauf disposition légale l’en empêchant, SANTE BTP 34 s’engage à en informer l’adhérent et à limiter la communication de données à celles expressément requises par lesdites autorités.
4. Hébergement des données et sécurité des données
L’ensemble des données concernées par les traitements susmentionnés sont hébergées exclusivement sur le territoire français, sur nos serveurs.
Nous avons un service de haute disponibilité (redondance de l’ensemble des systèmes en temps réel) et d’un haut niveau de sécurité.
Ainsi, SANTÉ BTP 34 est en mesure, conformément à l’article 34 de la loi Informatique et Libertés modifiée, d’assurer à ses adhérents que toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès, ont été prises.
En particulier, en conformité avec le RGPD, nous avons mis en place :
- Des mesures de sécurité physique visant à empêcher l’accès aux Infrastructures sur lesquelles sont stockées les données de SANTÉ BTP 34 par des personnes non autorisées,
- Des contrôles d’identité et d’accès via un système d’authentification ainsi qu’une politique de mots de passe,
- Un système de gestion des habilitations permettant de limiter l’accès aux locaux aux seules personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leur périmètre d’activité,
- Un système d’isolation physique (matériel) et logique (logiciels) – En anglais : isolation hardware et software,
- Des processus d’authentification des utilisateurs et administrateurs, ainsi que des mesures de protection des fonctions d’administration,
- Des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information, et d’effectuer conformément à la réglementation en vigueur, des actions de reporting en cas d’incident impactant les données de SANTÉ BTP 34.
5. Droit d’accès et de rectification
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, l’adhérent bénéficie d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations susvisées le concernant. Ce droit peut s’exercer de la façon suivante :
Tous les adhérents peuvent demander et obtenir communication desdites informations auprès du Correspondant Informatique et Libertés de SANTÉ BTP 34, par courrier postal à l’adresse : 109 Rue Henri Noguères – Bât. D – Parc Euromédecine 2 – B.P. 85104 – 34090 SANTÉ BTP 34, Correspondant Informatique et Libertés, en justifiant de son identité.
Il y sera répondu dans un délai de 8 jours suivant réception.
Fait à Montpellier et adopté par le Conseil d’Administration le 11 Octobre 2023.
Modifié et adopté par le Conseil d’Administration du 24 Avril 2024.
Modifié et adopté par le Conseil d’Administration du 10 Avril 2025
